Сколько лет хранить предпринимательские документы в Украине?

Скільки років мають зберігатися документи для пред’явлення під час документальної перевірки суб’єкта господарювання?  Або знищення деяких документів можливе лише після перевірки податковими органами.

Статтею 44 Податкового кодексу передбачено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Термін «первинний документ» та обов’язкові реквізити, які повинні мати такі документи, визначено Законом України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Терміни зберігання відповідних документів також визначено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578). Встановлені цим Переліком терміни є мінімальними.

Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки, але деякі документи необхідно зберігати від 5 до 75 років, зокрема відомості для нарахування зарплати. Щодо окремих документів Переліком № 578 передбачено додаткові умови, а саме: знищення деяких документів лише після перевірки державними податковими органами.

Чинними нормами законодавства не встановлено обмежень щодо періоду проведення перевірки платника податків органами доходів і зборів.

При цьому у разі проведення документальної перевірки суб’єкта господарювання з питань дотримання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладається на органи доходів і зборів, платник податків повинен надати в повному обсязі документи, що належать до предмета перевірки або пов’язані з ним та зберігання яких регламентується чинними нормативно-правовими актами.

Янв. 2013: Какие штрафы предусмотрены за нарушение установленных законодательством сроков хранения документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов?

Ответ ГНСУ:  в соответствии с п. 44.3 ст. 44 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, реестров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с исполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующих органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления – с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.
В случае ликвидации налогоплательщика документы за период его деятельности не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации, передаются в архив.
Если налогоплательщик не обеспечил хранение первичных документов учетных и других реестров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой они используются (в случае ее непредставления – с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности – после 1095-го дня) и/или не предоставил контролирующим органам оригиналы документов или их копии при осуществлении налогового контроля, – такой налогоплательщик уплачивает штраф в размере 510 грн согласно п. 121.1 ст. 121 НКУ.
Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому на протяжении года был применен штраф за такое же нарушение, наказываются штрафом в сумме 1020 грн.

З 1 січня 2013 року чинний наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5 про терміни зберігання бухгалтерської документації

Перелік включає типові документи, що створюються при документуванні однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється унаслідок виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів нетипового характеру.
Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі для постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання або знищення.
Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями.
Як зазначає Держархівслужба, бухгалтерську документацію слід зберігати протягом трьох років за умови завершення податкової перевірки. Документи, що містять інформацію про операції, що підлягають фінмоніторингу, зберігаються протягом п'яти років. У спірних випадках, наприклад, при оскарженні податкових рішень у суді, відповідні папери зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 р. за №571/20884



ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ЛИСТ від 13.09.2012 р. N 01.2/2855
Про терміни зберігання первинних бухгалтерських документів тимчасового зберігання підприємств

У відповідності зі ст. 288, 315, 321, 325, 326, 330, 342 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік), затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 р. N 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 17.09.98 р. за N 576/3016 (із змінами та доповненнями), строк зберігання первинних бухгалтерських документів тимчасового зберігання становить 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення суперечок (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення).
Відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в ході діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції від 12.04.2012 р. N 578/5 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції 17.04.2012 р. за N 571/20884, який набуває чинності з 01.01.2013 р., термін зберігання первинних бухгалтерських документів складає 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, що містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються 5 років).
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 01 січня 2013 року.
Порядок роботи з документами від їх створення в діловодстві до передачі на архівне зберігання встановлюють Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. N 16 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 р. за N 407/5598 (із змінами) (далі - Правила).
Підпунктом 3.3 Правил вказано, що документи з моменту їх створення (на стадії діловодства) зберігаються за місцем формування справ. Схоронність забезпечується керівником структурного підрозділу і посадовою особою, відповідальною за діловодство у вказаному підрозділі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися в шафах які закриваються вертикально.
Відповідно до п. 4.5 Правил відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ підприємства за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією (ЕК) підприємства одночасно. Схвалені ЕК підприємства описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевірною комісії (ЕПК) відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство- фондотворець має право знищувати документи
В. о. Голови служби В. Воронін


Чи можна після планової перевірки знищувати всі первинні документи?
01_2014:

За недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів передбачено адмінвідповідальність. Але наразі ці штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю

Державна архівна служба приділила увагу деяким аспектам зберігання документів з огляду на новий Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання документів (Наказ Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5, далі — Перелік).

Первинні документи, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву протягом поточного місяця та/або фінансового року. Первинні документи, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, передають на зберігання до архіву — це забезпечує головний бухгалтер підприємства. Таке правило стосується не лише первинних документів на паперових носіях, а й документів, створених в електронній формі.

Для зберігання первинних бухгалтерських документів встановлено загальний мінімальний строк — 1095 днів.
Але новий Перелік має спеціальну примітку щодо уточнення термінів зберігання: «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

Тому для первинних бухгалтерських документів розрахунок строку зберігання справ, завершених діловодством, наприклад, у 2009 році, починається з 1 січня 2013 року (див. листи Держархівслужби від 13.09.2012 р. №01.2/2855 та від 30.10.2012 р. №01.2/3388).

Якщо ж підприємству не потрібно продовжувати строки зберігання, то керівнику з урахуванням вищенаведеної примітки слід або подбати про передачу справ до держархіву, або прийняти рішення про їх знищення (йдеться лише про документи тимчасового зберігання — до 10 років включно).

При цьому, як зазначено у коментованому Листі від 03.07.2013 р. №01.2/2629 , знищення неперевірених фінансових та бухгалтерських документів не допускається.

До речі, архіваріус, справді, попередньо вивчає акти перевірок. Тож у разі проведення планової перевірки, яка закінчилася видачею довідки, на нашу думку, можна знищувати всі документи за весь період перевірки. Якщо ж унаслідок перевірки виник спір щодо окремих госпоперацій, то первинні бухгалтерські документи стосовно тих операцій, про які згадуються в Акті перевірки, слід зберігати з урахуванням вищенаведеної примітки і лише у разі оскарження її результатів. Решти первинних документів за період, що перевірявся, це не стосується.

За недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів статтею 164-2 КУпАП передбачено адмінвідповідальність. Але наразі ці штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю (ст. 234-1 КУпАП).

Таким чином, єдині наслідки, які можуть бути, — це наслідки щодо відсутності первинних документів на момент перевірки або неможливості підтвердити правомірність формування витрат і доходів, ПК та ПЗ з ПДВ (у т. ч. й під час розгляду справ у суді).
Канарева Н.


Ещё одна консультация, ссылки на перечень (скачивание) есть в первой консультации на этой странице (наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 ).

Терміни зберігання документів для підприємств та підприємців

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

Затверджений Наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5
В редакції від 02.04.2013 р.

З 01.01.2013 р. всі підприємства для визначення строків зберігання своєї документації повинні використовувати вже нову редакцію Переліку типових документів. Цей нормативно-правовий акт призначений для використання всіма установами, підприємствами і організаціями (незалежно від форми власності) та фізичними особами – підприємцями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 р.) зберігання або для знищення.

Перелік включає лише типові документи: з питань організації системи управління, планування , фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов'язковими для всіх органів державної влади і місцевого самоуправління, установ, підприємств і організацій, а для фізосіб-підприємців Перелік має рекомендаційний характер.


Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду

Затверджений Наказом Мін’юсту України від 14.03.2013 р. №430/5

Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами, організаціями, які не відносяться до джерел формування Національного архівного фонду, при визначенні термінів зберігання документів під час проведення їх експертизи цінності у зв'язку з ліквідацією організації.

Документи в Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності. Наведено узагальнені назви видів документів, до яких віднесено:

1) документи з кадрових питань (особового складу), у тому числі пов’язані із нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам;

2) деякі види організаційно-розпорядчих документів, що містять інформацію про організацію, яка ліквідована;

3) документи з питань акціонування.

Перелік містить види документів, що використовуються архівними установами під час виконання запитів соціально-правового характеру, яким визначено строк зберігання 75 років.

Обчислення строків зберігання проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.

Перейти до Переліку документів, пов'язаних із соціальним захистом, що архівуються у разі ліквідації підприємств

перечень 1 скачать


https://drive.google.com/file/

перечень 2 скачать

https://drive.google.com/file/


НАКАЗ 14.03.2013  № 430/5 Про затвердження Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0428-13





Комментариев нет:

Отправить комментарий